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PROCESOS DE HABILITACIÓN PARA FUNCIONAMIENTO DE EMPRESAS DE TRANSPORTE ESPECIAL ANTE MINISTERIO DE TRANSPORTE.
02.09.2019
Fuente: TUVIAJE
Si estas interesado en formar una empresa de transporte especial y hacer parte de nuestra gran red, debes enviar por correo físico certificado o entregar ante la Dirección Territorial competente (Ministerio de transporte) los siguientes documentos:
- Solicitud dirigida al Ministerio de Transporte, suscrita por el representante legal.
- Indicación del domicilio principal y relación de sus oficinas, señalando su dirección. Esta información será validada por el Ministerio de Transporte a través del Registro Único Empresarial y Social (RUES).
- Organigrama de la estructura de la empresa, la cual deberá contar con una planta de personal en nómina y una estructura administrativa, financiera y contable, operacional y de seguridad vial, y una estructura de tecnología e Informática, que garanticen la adecuada prestación del servicio. Además, deberá presentarse el esquema de la planta de cargos y el número de personas que se vinculan en cada dependencia con el detalle de las funciones de los cargos del nivel directivo y del personal encargado de la elaboración e implementación de los Planes Estratégicos de Seguridad Vial.
- Documento que describa el programa de reposición del parque automotor con el
que contará la empresa, incluyendo la proyección financiera, administrativa y
operativa, así como los mecanismos de control establecidos para garantizar su
efectividad, suficiencia, equidad e igualdad en la selección de los beneficiarios. El
programa de reposición debe contener la política de reposición de la empresa tanto
para los vehículos nuevos como para los equipos usados que ingresen por cambio
de empresa. Para estos efectos, el Ministerio de transporte adoptará un formato
estándar del programa de reposición.
- Carta suscrita por la junta directiva o el consejo de administración, o los accionistas o propietarios, según corresponda, en la que se asuma el compromiso de velar por el cumplimiento en el pago de las cotizaciones al sistema de seguridad social y parafiscal, de acuerdo con las normas legales vigentes.
- Carta suscrita por el representante legal en la que se asuma el compromiso de realizar el registro de los conductores activos ante la Superintendencia de Puertos y Transporte y reportar en tiempo real los cambios que se presenten, a través del Sistema de Información que para el efecto establezca el Ministerio de Transporte.
- Documento que contenga los programas de salud ocupacional y de capacitación de los conductores y demás personal de la empresa.
- Documentos de los procesos de selección, contratación y capacitación de los
conductores de los equipos propios, de socios y de terceros, así como del personal
que hace parte de su estructura organizacional, y los contratos de vinculación de
flota de los vehículos, los cuales deberán contener expresamente la
contraprestación económica por el tiempo del uso. Los documentos solicitados
hacen referencia, entre otros, a los procedimientos tendientes a verificar la idoneidad
de los operadores de los vehículos, los reportes de multas y sanciones de tránsito,
los procesos que se tengan definidos para la contratación de personal dentro de la
política de calidad de la empresa, para el caso de las que están certificadas, o, en su
defecto, la descripción del proceso de contratación y del perfil mínimo solicitado para
quienes pretenden realizar esta actividad dentro 'de la empresa.
- Descripción y diseño de los distintivos de la empresa.
- Programa de revisión y mantenimiento preventivo que desarrollará la empresa
para los equipos con los cuales prestará el servicio, indicando si se efectúa en
centros especializados propios o por contrato. Adicionalmente, se deberá adjuntar el
formato de la revisión y mantenimiento de los vehículos del taller propio o por
contrato, de acuerdo con la Resolución 315 de 2013, expedida por el Ministerio de
Transporte, o la norma que la modifique, adicione o sustituya.
- Presentación e implementación de un sistema de comunicación bidireccional entre la empresa y todos los conductores de los vehículos, y de las soluciones tecnológicas destinadas a la gestión y control de la flota, así como todos aquellos componentes que permitan la eficiente y oportuna comunicación entre las partes.
- Presentación de estados financieros básicos certificados de los dos (2) últimos años, con sus respectivas notas, para las empresas constituidas en las vigencias anteriores al 14 de marzo de 2017, y cuya capacidad financiera deberá calcularse con el valor del salario mínimo legal mensual vigente (SMLMV) del año inmediatamente anterior a la solicitud de habilitación. Las empresas nuevas solo deberán presentar el balance general inicial, en el cual se acredite el capital exigido, para lo cual deberá tenerse en cuenta el SMLMV del año en que se realice la solicitud de habilitación.
- Las empresas habilitadas y aquellas que ya tengan asignada capacidad
transportadora deberán demostrar, de conformidad con las normas contables y
financieras. y en función de la dimensión de su operación. que cuentan como
mínimo con un capital pagado y patrimonio líquido equivalente al que a continuación
se establece:
- El capital pagado solo será exigido al momento de la habilitación y no se requerirá su
actualización. En los eventos en que sea necesaria su verificación, la misma se
realizará teniendo como referencia el SMLMV de la fecha de solicitud de la
habilitación que se ostenta. El patrimonio líquido se deberá actualizar de acuerdo
con la capacidad transportadora con la que se finalice cada año. de conformidad con
el artículo 2.2.1.6.4.2 del presente Capítulo.
- 14. Las empresas nuevas que solicitan habilitación en la modalidad de transporte
público terrestre automotor especial deberán acreditar la siguiente capacidad
financiera:
El capital pagado solo será exigido al momento de la habilitación y no se requemá su
actualización. En los eventos que sea necesaria su verificación. la misma se
realizará teniendo como referencia el SMLMV de la fecha de solicitud de la
habilitación que se ostenta.
15. Declaración de renta de la empresa solicitante de la habilitación, correspondiente a los dos años gravables anteriores a la presentación de la solicitud, si por ley se encuentra obligada a presentarla.
16. Certificados de Gestión de Calidad NTC-ISO-9001 y Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud Ocupacional, NTC OHSAS 18001, expedido por un organismo de
certificación debidamente acreditado, de conformidad con las disposiciones
nacionales vigentes, haciendo énfasis en el cumplimiento de los requisitos
establecidos en el presente Capítulo.
Cuando la empresa solicite habilitación en la modalidad por primera vez, el
solicitante podrá presentar un contrato y cronograma de implementación del Sistema
de Gestión de Calidad, el cual. no podrá exceder de los 24 meses contados a partir
de la fecha de la habilitación, y de 36 meses para el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud Ocupacional (OHSAS 18001). Dentro de estos plazos, las
empresas deberán obtener y presentar los certificados respectivos.
Para las empresas habilitadas con anterioridad al14 de marzo de 2017, se otorgará
un plazo máximo de 18 meses contados a partir de la fecha mencionada, para tener
implementado el Sistema de Gestión de Calidad, y de 36 meses para el Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional (OHSAS 18001).
17. Programa de control de infracciones a las normas de tránsito y transporte, indicando la periodicidad con la que la empresa hará la verificación de este aspecto, las sanciones internas establecidas para el control de reincidencias y los programas de educación y prevención de infracciones.
18. Comprobante de pago de los derechos correspondientes, debidamente registrados por la entidad recaudadora, los cuales no serán reembolsables por ninguna causa. La liquidación para el pago de estos derechos de habilitación se diligenciará en línea desde la plataforma RUNT y luego se realizará en la entidad bancaria correspondiente.
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